Le Port Autonome de Papeete recrute un(e) secrétaire de direction

     


Offre d'emploi 11/10/2018

Le Port Autonome de Papeete recrute un(e) secrétaire de direction



Le Port Autonome de Papeete

Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial

recrute une secrétaire de direction

 

MISSIONS : Placée sous l'autorité du Directeur général, la secrétaire de direction assiste le directeur et dirige son secrétariat. Elle participe à la mise en œuvre des actions transversales de promotion et de communication, au sein et à l’extérieur du Port Autonome d’autre part.

PROFIL : Titulaire d’un BAC +2 dans le domaine du secrétariat – assistant manager

3 ans d’expériences professionnelles dans le domaine, requis

CONDITIONS DE RECRUTEMENT : Contrat à durée indéterminée, relevant de la catégorie B2 du statut du personnel du Port Autonome de Papeete

DOSSIERS DE CANDIDATURES : Les candidats devront faire parvenir leur dossier de candidature (lettre de motivation manuscrite, curriculum vitae, photo, copie de diplômes) à la Direction du Port Autonome (BP : 9164 MOTU-UTA – TAHITI), avant le 24 octobre 2018.

La fiche de poste est à consulter sur le site internet du Port Autonome de Papeete www.portdepapeete.pf

Le Directeur général du Port Autonome de Papeete

 

 

 

FICHE DE POSTE

Secrétaire de Direction

 

 

MISSIONS   Placée sous l'autorité du directeur général, la secrétaire de direction assiste le directeur et dirige son secrétariat. Elle participe à la mise en œuvre des actions transversales de promotion et de communication, au sein et à l’extérieur du Port Autonome d’autre part.

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE   Directeur général

 

RELATIONS FONCTIONNELLES :      Equipe

                                                               Public

                                                               Clients/fournisseurs/prestataires

                                                               Direction

                                                               Toutes directions

 

LOCALISATION DU POSTE  Direction du Port Autonome de Papeete

 

NIVEAU   CATEGORIE B2

 

ACTIVITES PRINCIPALES   Secrétariat

                                               Direction et encadrement du secrétariat de direction

                                               Rédaction des comptes rendus de réunion et relevés de décision. (y compris conseil d’administration et conseil portuaire au besoin)

                                               Gestion des courriers, du planning, des déplacements, des rendez- vous et démarches, des réunions du Directeur général, préparation de dossiers et rédaction des comptes                                                                  rendus correspondants.

                                               Classement des dossiers direction et suivi de dossiers.

                                               Archivages électroniques et physiques des documents du Port.

                                              Gestion/filtrage  des  communications  téléphoniques  et  messages électroniques avec les partenaires et interlocuteurs.

                                                Différentes tâches de coordination avec les directions et services dépendant de la direction, avec les ministères et l’Assemblée de la Polynésie française.

                                                Elaboration de notes et documents (parfois à caractère confidentiel) à la signature du directeur et du président du conseil d’administration.

                                                Suivi du parc des véhicules de service mis à la disposition des agents.

                                                 Accueil des visiteurs du Directeur général.

 

                                                 Activités occasionnelles

 

                                                Suppléer l’assistante de secrétariat pour la gestion du conseil d’administration et conseil portuaire

 

ACTIVITES ANNEXES           Piloter, réaliser et suivre les projets mis sous sa responsabilité

                                                Assurer une mission spécifique, participer aux travaux d’un groupe de projet en cas de besoin.

                                                 Suivre et/ou s’adapter à l’évolution de l’ensemble des moyens à employer dans le cadre de sa fonction (technologique, organisationnel,…)

 

PROFIL                                  Diplômes

                                                BAC + 2

 

                                                Expérience

                                                 Trois ans d’expérience professionnelle requis

                                                             

                                                Compétences techniques

                                                 Maîtriser le fonctionnement de l’administration du Ministère de tutelle et du secrétariat général du gouvernement et de la procédure GEDA.

                                                 Maîtriser le fonctionnement de l’établissement

                                                 Maîtriser     l’outil     informatique,     tableurs,    traitement     de    texte, PowerPoint,…

                                                 Maîtriser aussi bien la communication interne qu’externe et doit savoir maîtriser l’ensemble des outils de communication

                                                 Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage

                                                 Techniques de gestion administrative interne et externe

                                                 Maîtriser l’expression écrite et orale

                                                 Techniques de prise de notes, de synthèse d’information et de documents

                                                             

                                                 Personnalité

                                                 Capacité d’adaptation, d’intégration, de rédaction, et de participation

                                                 Dynamique, créatif, disponible et rigoureux

                                                 Aptitudes relationnelles et travail en équipe

                                                 Conscience professionnelle

                                                 Autonomie dans le travail et l’organisation

                                                 Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité

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